La memoria técnica de cada coche

Todo lo que le ha pasado a ese coche, desde el día que entró por primera vez

El historial de GestFuturo va ligado a la matrícula. Cambie el propietario, cambie quién paga la factura: la memoria técnica del vehículo permanece intacta. Y no hay que rellenarlo — se construye solo con cada presupuesto, orden de reparación, albarán y factura que pasa por el taller.

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1234 KLM

Ficha Historial Mantenimiento Gestión documental

Marca / ModeloSeat León 1.6 TDI

Kilometraje142.380 km

Intervenciones17 órdenes

Próxima ITV04/11/2026

El historial pertenece a la matrícula, no al titular. 2 cambios de propietario, 0 datos perdidos.

+30 años

De historial consultable de por vida bajo la misma matrícula

5 casos

De recepción resueltos sin salir del documento que estás creando

25 zonas

En el mapa de daños de la recepción activa en tablet

100 %

Ligado a la matrícula, no al propietario ni a quién paga

La ficha del vehículo

El contenedor del que cuelga todo lo demás

Historial, mantenimientos, avisos y documentos se organizan alrededor de una sola ficha. Estos son los seis bloques de información que reúne cada vehículo.

Identificación

Matrícula —la clave de todo el sistema—, marca, modelo, nº de bastidor, tipo de combustible y kilometraje, que se actualiza en cada entrada al taller.

Titularidad

Propietario principal enlazado a su ficha de cliente. Un cliente puede tener tantos vehículos como necesite, y el cambio de propietario se hace desde la ficha sin afectar al historial.

Mantenimiento

Subficha de operativas con fecha y km del último servicio, intervalos configurados y las fechas de próxima ITV y próxima revisión.

Gestión documental

Ficha técnica, permiso de circulación, DNI del titular, pólizas, contratos, resguardos de ITV, fotografías y vídeos del vehículo.

Historial

Relación completa de intervenciones con acceso directo al detalle de cada documento generado, con todo su desglose.

Ubicación

Plaza asignada en parking, taller o calle, con un código de colores que distingue los vehículos listos para entrega de los pendientes.

Se construye solo

No hay que rellenarlo. Se rellena trabajando

El historial no es un módulo aparte que haya que activar ni una función que se cumplimente a mano. Cada presupuesto, orden de reparación, albarán y factura que pasa por una matrícula queda archivado y consultable de por vida, con su desglose de mano de obra, piezas, kilómetros e importes. Sin tareas administrativas añadidas.

Al introducir la matrícula, el programa carga automáticamente los datos del propietario. GestFuturo resuelve los cinco escenarios reales de recepción sin obligar a salir del documento, y el comportamiento es idéntico en presupuesto, orden de reparación, albarán y factura.

Ligado a la matrícula: un cambio de titular no rompe la trazabilidad.
Factura a un tercero —aseguradora o renting— sin afectar al historial.
Sin límite de vehículos por cliente, con lista de selección.

Los 5 casos al dar entrada a un vehículo

Cliente y vehículo ya registrados y asociados. Buscando por matrícula o por cliente se cargan ambos; si tiene varios, aparece la lista.

Vehículo a nombre de otro cliente. Se localiza por matrícula y el programa pregunta si se establece al nuevo cliente como propietario.

Cliente registrado, vehículo no. Alta del vehículo desde el propio documento, ligado a ese cliente.

Vehículo registrado, cliente no. Alta del cliente y asignación del vehículo existente.

Ninguno de los dos existe. Alta simultánea de cliente y vehículo.

El semáforo · El diferenciador

El programa le avisa en rojo del trabajo que se le está escapando

Aquí es donde el historial deja de ser un archivo pasivo y se convierte en un generador de facturación. Configure intervalos por días o por kilómetros para aceite, filtros, distribución, pastillas de freno o carga de aire acondicionado —y añada las operativas que quiera—.

La ficha muestra, para cada operativa, cuánto tiempo y cuántos kilómetros han pasado desde la última vez. Si se supera el intervalo, la casilla se pone en rojo mientras el cliente está delante, con el coche en la puerta. Un solo clic añade a la orden las piezas a sustituir y las operativas a cobrar, y marca la fecha y los km exactos de ejecución.

La ficha de mantenimiento se abre indistintamente desde la propia orden de reparación —mientras se recepciona— o desde la ficha del vehículo. No obliga a cambiar de contexto ni a depender de la memoria del mecánico.

OperativaEstado

Cambio de aceite8.400 km · hace 6 meses

Al día

Filtro de habitáculo9.100 km · hace 7 meses

Al día

Pastillas de freno31.200 km · hace 19 meses

Vencido

Kit de distribución118.000 km · hace 5 años

Vencido

Pantalla real de GestFuturo

Así se ve la ficha de mantenimiento de verdad

Cada operativa con su último cambio (fecha y km), el intervalo configurado en Cambiar cada días o kilómetros, y la columna Cambiados hace que dispara el aviso. Abajo, las fechas de próxima ITV y revisión.

Ficha de mantenimiento del vehículo en GestFuturo, con intervalos por días y kilómetros, columna de kilómetros recorridos desde el último cambio y fechas de próxima ITV y revisión — **Mantenimiento de vehículos** — pestaña Habituales. La casilla de *Mostrar en avisos de mantenimientos pendientes* activa el semáforo, y *Próxima ITV / Próx. Revisión* alimentan el contador de avisos de la pantalla principal.

Recepción activa · FuturoOR

Documente el estado del vehículo antes de tocarlo

Con FuturoOR, el módulo para tablet Android, el registro del estado del vehículo se hace donde ocurre: junto al coche y delante del cliente. El alta de la orden se completa en cuatro pasos, y el diagrama interactivo con 25 zonas numeradas —turismo o moto— permite marcar arañazos, golpes y desperfectos previos con anotaciones por zona.

Fotos tomadas con la cámara de la tablet que quedan en la gestión documental de la orden, y firma del cliente en pantalla, protegida contra modificación e impresa en el documento. Se acabó el conflicto del "ese golpe ya estaba". Para chapa y pintura es un argumento de venta por sí solo.

Paso 1 · Cliente: búsqueda con resultados en tiempo real o alta nueva.
Paso 2 · Vehículo y avería: marca, modelo y combustible se cargan solos; solo se actualizan km y avería.
Paso 3 · Zonas: mapa de 25 zonas con anotaciones de daños.
Paso 4 · Fotos y firma del cliente en el mismo acto.

Mapa de daños · 25 zonas

Marque las zonas afectadas antes de empezar la reparación.

Sin daño Daño registrado

ITV y revisiones obligatorias

Avisos automáticos de ITV, tacógrafo, ATP y termógrafo

La ficha incorpora fechas de próxima ITV y próxima revisión. Configure la antelación en Varios → Configuración → Personalizar → Talleres, reciba el contador de avisos en la pantalla principal y convierta cada aviso en una cita.

Contador de avisos

La pantalla principal muestra un botón con los avisos en vigor. Al pulsarlo se abre la relación de cliente, vehículo y fechas afectadas, incluyendo —si lo desea— las revisiones ya vencidas.

SMS masivo

Desde la propia pantalla de avisos se seleccionan los clientes y se envía un recordatorio con plantilla configurable. Requiere tener contratado el servicio de SMS.

Listado para llamar

Desde Vehículos se filtra por rango de fechas de próxima ITV y se imprime el listado Próxima ITV: matrícula, marca, modelo, fecha, nombre completo y teléfono de cada cliente.

Más allá del turismo particular, el módulo cubre las revisiones obligatorias del vehículo profesional —tacógrafo, ATP y termógrafo—, donde el incumplimiento tiene consecuencias sancionadoras para el titular y el taller que avisa se vuelve imprescindible.

Trazabilidad de la pieza

De qué proveedor vino esa pieza, en qué albarán y a qué precio

GestFuturo va un paso más allá del historial convencional. Cuando un repuesto se traspasa de un albarán de compra a una orden de reparación, ambos documentos quedan enlazados: en la línea de la orden aparece el proveedor y el nº de albarán de origen; en la del albarán, la orden de destino. El enlace es navegable en los dos sentidos.

Ante una reclamación de garantía sobre una pieza concreta, el taller reconstruye en segundos de qué proveedor vino, en qué albarán y a qué precio. Los traspasos parciales se separan en líneas independientes y, si se elimina la línea en la orden, la información se borra automáticamente en el albarán para no dejar rastros falsos.

Cada línea del historial muestra nº de OR, fecha, km, avería e importe con y sin IVA.
Desglose expandible de artículos, cantidades y precios unitarios.
Acceso directo al documento original completo.

Casos especiales que no rompen el historial

Cambio de propietario. El historial permanece íntegro: depende de la matrícula, no del titular.

Factura a aseguradora. Se emite a nombre de la compañía con convenios y descuentos pactados; el historial sigue bajo la matrícula.

Franquicia dividida. La factura se parte en dos (aseguradora y cliente) sin duplicar ni fragmentar el historial.

Peritación importada. El historial refleja lo que se hizo de verdad, no la valoración de GT Estimate o Audatex, aunque la factura se emita según la peritación.

Venta de recambios sin vehículo. Albarán o ticket sin matrícula: no contamina el historial de ningún vehículo.

Gestión documental e imágenes

El historial no es solo texto e importes: es prueba gráfica

Cualquier archivo —imágenes, vídeos, PDF, cualquier formato— queda vinculado permanentemente a la ficha del vehículo o a la orden. Enseñar al cliente la foto de la pieza rota antes y después justifica el importe mejor que cualquier explicación verbal.

En la ficha del vehículo

Ficha técnica, permiso de circulación, DNI del titular, póliza de seguro, contratos y resguardos de ITV si el taller presta ese servicio.

En la orden de reparación

Fotografías del estado a la entrada, imágenes del daño, vídeo de la avería en funcionamiento o instrucciones de montaje de una pieza.

Documentación legal

La factura exige matrícula y km (RD 1619/2012); el resguardo de depósito, marca, modelo, km y daños de entrada (RD 1457/1986). El historial es lo que los alimenta, con campo de Observaciones para dejar constancia de advertencias rechazadas por el cliente.

Historiales asociados

El mismo motor de ficha alimenta otros tres controles

Más allá del vehículo del cliente, el mismo sistema de ficha e historial resuelve la flota de sustitución, el control de explotación de flotas y la ubicación en el taller.

Cortesía y sustitución

Apartado propio para la flota de sustitución: seguros, mantenimientos, averías, multas y —lo clave— fechas de cesión y devolución con el cliente al que se cede. Se reservan desde el planning, se registra entrega y devolución desde la OR y se imprime el contrato de cesión, con verificación de la caducidad del permiso de conducir.

Flotas, repostajes y multas

Para vehículos propios, de renting o de flotas de clientes: registro de multas con conductor e importe, y control de cada repostaje con litros, coste y kilómetros, que genera estadísticas de consumo exactas por vehículo. Un historial de explotación paralelo al de reparación.

Ubicación y parking

Asignación de la plaza exacta de cada vehículo en parking, taller o calle, con código de colores que distingue los listos para entrega de los pendientes. Resuelve un problema cotidiano muy poco atendido por la competencia.

¿Viene de otro programa? Su historial se viene con usted

El miedo a perder el historial acumulado es la principal objeción de un taller que se plantea cambiar de software. Traspasamos clientes, vehículos, artículos y proveedores por un lado, y el historial de reparaciones por otro.

ARSGestarewinGT EstimateC-SoftCecautoGemicary muchos más

Integraciones que alimentan la ficha

Referencias correctas, no descripciones libres

La importación directa de recambios permite localizar piezas por matrícula en el catálogo online del proveedor e incorporarlas a presupuestos, órdenes o albaranes sin teclear referencias a mano. Así el historial se enriquece con referencias correctas.

GT Estimate Solera Audatex Axalta AkzoNobel Sinnek Catálogos de recambios por matrícula

Consulta en movilidad

El historial completo en la tablet

Desde FuturoOR, introduciendo la matrícula, se accede al historial de reparaciones de cualquier vehículo. Trabaja con los datos locales de la tablet o en tiempo real contra la oficina, incluso desde fuera del taller.

Ventana Historial del Vehículo en GestFuturo mostrando la lista de intervenciones de una matrícula: tipo de documento, número, fecha, kilómetros, código de artículo, descripción, cantidad, precio, descuento y subtotal — **Historial del Vehículo** — cada línea es un documento real ligado a la matrícula, con su fecha, kilómetros, artículo, descripción e importes. Pulsando el nº de documento se salta al original completo.

En cada línea del historial	Qué se ve	Para qué sirve
Orden y fecha	Nº de OR y fecha de la intervención	Localizar el trabajo en el tiempo
Kilometraje	Km del vehículo en el momento de la intervención	Garantía y mantenimiento preventivo
Avería	Tipo de intervención y descripción registrada	Diagnóstico más rápido en la siguiente visita
Importes	Total con y sin IVA por línea	Referencia de presupuesto y control
Desglose	Artículos, cantidades y precios unitarios (expandible)	Trazabilidad de piezas y mano de obra
Documento	Acceso directo al documento original completo	Defensa jurídica ante reclamaciones

Preguntas frecuentes

Lo que más nos preguntan sobre el historial

¿Tienes más dudas? Consulta la FAQ completa de talleres.

Si cambio el propietario de un vehículo, ¿pierdo su historial?

No. El historial va ligado a la matrícula, sea quien sea el propietario o el titular del documento de venta. Un cambio de titular no rompe la trazabilidad.

¿Puedo facturar a una aseguradora sin romper el historial del vehículo?

Sí. Facturar a un tercero, a una aseguradora o a una empresa de renting no afecta al historial de reparaciones del vehículo, que sigue registrando la intervención bajo la matrícula.

¿Se guarda lo que dice la peritación o lo que se hizo de verdad?

Lo que se hizo de verdad. El historial refleja el contenido de la orden de reparación real —trabajo, piezas y pintura efectivamente aplicados—, no el de la valoración de GT Estimate o Audatex, aunque la factura se emita según la peritación.

¿Puedo adjuntar fotos y la ficha técnica al vehículo?

Sí, y también vídeos, PDF y cualquier otro documento, tanto en la ficha del vehículo como en la orden de reparación.

¿El programa avisa de la próxima ITV?

Sí, con antelación configurable en días, incluyendo avisos de revisiones ya vencidas, más envío de SMS o impresión de un listado con teléfonos para llamar uno a uno. También cubre tacógrafo, ATP y termógrafo.

¿Un cliente puede tener varios vehículos?

Sí, sin límite. Al crear un documento se muestra la lista para seleccionar el que corresponda.

¿Puedo consultar el historial desde el taller sin ir a la oficina?

Sí, con FuturoOR desde una tablet Android, introduciendo la matrícula. El módulo trabaja con los datos locales de la tablet o en tiempo real contra el ordenador de la oficina, incluso desde fuera del taller.

Míralo en vídeo

El historial del vehículo en movimiento

Del canal @FuturoInformaticaSL. Consulta la playlist completa de talleres.

GestFuturo: presentación del software

Visión general del programa

App para Tablet de GestFuturo

Recepción activa e historial en movilidad

Treinta años de historial no se copian de un día para otro

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