En el día a día de la empresa es necesaria la entrada de dinero para adquirir los bienes que vamos a transformar o revender o pagar a los empleados o terceros que realizarán un servicio.
Cuando recibamos ese pago, deduciendo los gastos, obtendremos un beneficio. Por ello, y como es evidente, si no cobramos no realizamos dicho beneficio.
Además, esos cobros pendientes reducen la rotación de nuestro capital circulante (el dinero que empleamos en comprar bienes o servicios para venderlos con un margen después) y como cada rotación (cada ciclo de compra y venta por ejemplo) genera un beneficio, el beneficio total anual también se reduce.
Por esa razón, es primordial controlar los cobros pendientes y gestionar sus retrasos de una forma eficaz.
A la hora de gestionar los cobros, la operativa más básica es la de emitir una factura y cobrarla, y el cobro o bien se realiza en el momento de la emisión o bien al cliente se le ofrece un aplazamiento en el pago.
La fecha en la que debe abonarse se llama fecha de vencimiento y junto con la fecha de la factura y la fecha de cobro son clave en la gestión de la tesorería.
Por ello es importante que el software de gestión que utilicemos contemple esos tres parámetros, para conocer lo pendiente, lo ya cobrado y lo pendiente y retrasado.
Hablábamos de operativa básica porque ese proceso puede ser más complicado: Por un lado es posible recibir pagos a cuenta de una venta o prestación de servicio no hecha efectiva ni facturada, y por otro lado, el aplazamiento del pago puede realizarse en varios plazos.
De ahí la importancia de poder anotar esos pagos a cuenta e indicarlos en la factura, restándolos del total pendiente o controlar cuando debe cobrarse un pago aplazado.
En GestFuturo programa de gestión se anota todo ello en la tesorería, y mediante los filtros disponibles podemos conocer al instante el dinero ingresado en una fecha o periodo determinado, los cobros pendientes o la deuda de un cliente, por ejemplo, y por supuesto darlo por cobrado si así se desea. Esa información es también accesible de forma directa desde el documento de venta correspondiente.
Todo lo anterior es aplicable a los pagos que realice nuestra empresa. Si hacemos pagos a cuenta a un proveedor, si le pagamos a plazos o tenemos un pago vencido y pendiente, todo está anotado en la tesorería, y podemos llevar un control las salidas de dinero al igual que con las entradas.