Diccionario de términos relacionados con los programas de gestión.

A continuación publicamos un glosario intentado explicar que son algunos vocablos que podemos encontrar en un software de gestión como GestFuturo.

A cuenta: Importe que refleja los cobros a cuenta de un proceso de venta. Pueden efectuarse en el propio documento o bien provenir de documentos anteriores (en GestFuturo: A cuenta heredado o A/C heredado)

A Pagar: Importe pendiente de pago, normalmente calculado restando al total de la factura los importes pagados a cuenta.

Acreedor: Empresa o empresario que suministra bienes o servicios que no necesarios para el proceso productivo, pero si son necesarios para mantener la actividad.

Ajuste de stock: reducción o aumento de las unidades en stock cuando no coinciden las reales con las anotadas.

Albarán de compra: Documento que acompaña a las mercancías y que anota y justifica su recepción. En GestFuturo también da de alta en las existencias las cantidades que en él se detallan.

Albarán de venta: Documento que acompaña a las mercancías y que, debidamente firmado y o sellado por quien las recibe, justifica su entrega al destinatario. En GestFuturo también da de baja en las existencias las cantidades que en él se detallan.

Albarán parcial: albarán originado desde un pedido sin cubrir totalmente las cantidades solicitadas.

Albaranar: generar un albarán de venta que acompañe la entrega de mercancías, habitualmente a partir de uno o varios pedidos.

Amortizaciones: En GestFuturo apartado donde se registran los Bienes de Inversión y donde se determinan los plazos y cantidades en los que se va a anotar el importe para incluirlo como gasto en la contabilidad de acuerdo a la normativa fiscal.

Aplazamiento: Acción de retrasar un pago a una fecha futura distinta de la factura.

Apunte: Cada uno de los registros deudores y acreedores que componen un asiento contable.

Arqueo de caja: Recuento del dinero existente en una caja de cobro y su comprobación con el importe inicial y las ventas y devoluciones realizadas en efectivo.

Asentar: Anotar un hecho contable en la contabilidad (compra, venta, cobro, pago…)

Asiento contable: Anotación en la contabilidad. Un asiento siempre tendrá dos o más apuntes, la partida y la contrapartida o un movimiento deudor y otro acreedor (o varios de ellos)

Base Imponible: Importe de los productos o servicios facturados antes de aplicar los impuestos correspondientes y usado para calcular estos. Si en una misma factura se incluyen bienes o servicios con diferentes tipos de IVA se sumarán en bases imponibles diferenciadas para cada uno de ellos.

Beneficio: Importe o porcentaje de ganancia obtenido en una venta.

Cabecera: Parte de un documento de compra o de venta que contiene los datos que son únicos de esta (número, fecha, cliente, forma y medio de pago, totales, bases imponibles, impuestos…)

Cobro a cuenta: Recepción de un importe antes de la valoración total o la emisión de la factura.

Cobro parcial: Cobro de una parte del importe total de la factura (o documento que lo justifique)

Cobro: Recepción de un importe a cambio de un producto o servicio.

Código de barras: Código basado en barras de diferentes grosores que se traduce en un código alfanumérico.  Si se usa normalizado identifica unívocamente un artículo a nivel global.

Código de cuenta corriente (CCC) o IBAN: serie de números que identifica a una cuenta bancaria.

Código del artículo (también llamado referencia): Secuencia alfanumérica que distingue a un artículo o servicio de los demás.

Comisión: Porcentaje del importe de venta que se abona a un comercial por sus servicios.

Comisionista: Comercial o intermediario que obtiene una comisión.

Contabilidad: En GestFuturo apartado donde se anota la información contable y se obtienen los libros e informes relacionados con esta.

Copia de seguridad: Fichero que contiene una réplica de la información registrada en un software destinada a sustituir a la actual en caso de pérdida o deterioro de esta.

Coste medio: Media del precio de adquisición de un producto, incluyendo gastos y descuentos.

Costes según proveedores: En GestFuturo, relación de los diferentes precios de compra y descuentos aplicados por los proveedores de un artículo determinado.

Descuento por pronto pago: Descuento que se aplica al cliente que paga aplazado si adelanta el pago.

Descuento: Reducción del importe o de compra o venta, habitualmente en reflejado en forma de porcentaje.

Desglose: Parte del documento de compra o de venta en la que se anotan los bienes y/o servicios vendidos o adquiridos.

Editar: En GestFuturo modificar los datos de un documento de compra o de venta o la ficha de un artículo, un cliente, un proveedor….

Etiqueta: Habitualmente papel adhesivo con información acerca de un artículo o un envío para poder identificar el primero o el destino del segundo.

Factura de Abono: Factura asociada a otra ya emitida para justificar le devolución de un importe al cliente por diversos motivos.

Factura Electrónica: Factura que se remite por vía telemática a entidades de la administración pública para su gestión y cobro.

Factura Proforma: Es un documento similar al presupuesto, pero en este caso si es vinculante durante el periodo de validez.

Factura simplificada o ticket: Factura que no indica los datos del cliente, limitada a determinados tipos de servicio y con un importe máximo de 400 EUR (IVA incluido) o 3.000 EUR (IVA incluido) cuando el destinatario de la misma no actúa como empresario o profesional.

Factura: Documento que determina los bienes o servicios recibidos, el precio a pagar y los impuestos a abonar por estos, el nombre y datos fiscales tanto del prestador (emisor de la factura) como del cliente y en ocasiones el medio y los plazos de pago.

Facturar: Generar facturas.  O bien se realiza una vez entregado el producto o servicio o bien se generan las facturas necesarias, habitualmente al finalizar el mes, a partir de los albaranes de uno o varios clientes.

Familia y Subfamilia de artículos.: Agrupaciones de bienes o servicios relacionados entre sí, destinados a obtener información estadística determinada o facilitar búsquedas, por ejemplo.

Forma de pago: plazos e importes en los que se va a abonar una factura (a la vista, a 30 días, a 30 y 60 días)) los plazos y sus importes conforman los vencimientos.

Formatos de impresión / Formularios de impresión: Configuración particular de los modelos de documento que se van a imprimir: facturas, albaranes…

Franquicia: En GestFuturo Talleres parte del importe de una reparación que abona el propietario de un vehículo cuando esta es pagada por su aseguradora en un siniestro donde él es el causante.

Grabar: Anotar de forma definitiva los registros en la base de datos del software.

IGIC: Impuesto General Indirecto Canario: Impuesto que sustituye al IVA en la comunidad autónoma de Canarias.

Imputaciones: En GestFuturo Talleres subdivisión del desglose del documento para separar la reparación en diferentes trabajos o servicios.

Incoterm: International Commerce terms, términos de comercio internacional, conjunto de códigos que determinan dónde se pone a disposición del comprador una mercancía y quien se hace cargo de los portes y los costes de aduana (CIF, EXW, DDP…)

Inventario: Recuento de las existencias para ajustarlas a la realidad si es necesario.

IPSI: Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación. Impuesto que sustituye al IVA en las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla.

IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido. Impuesto habitual sobre las ventas/compras. Su importe suele ser el 21%, aunque en determinados artículos o servicios puede ser el 10% o estar exento.

Kit: Conjunto de bienes o servicios vendidos en conjunto a un precio determinado (en GestFuturo)

Lector de código de barras: Instrumento para leer y convertir a alfanumérico en un equipo informático un código de barras.

Listado: Lista impresa o visible en la pantalla de un dispositivo electrónico con información de varios registros del mismo tipo (artículos, facturas, clientes). Suelen incluir información adicional tal como suma de importes, de unidades…

Mano de obra: concepto bajo el que se comercializa el trabajo realizado por un operario.

Margen de beneficio: Porcentaje que refleja el beneficio en el precio de venta total. Si es negativo es pérdida.

Materia Prima: Bienes en bruto o parcialmente manufacturados necesarios para fabricar un producto destinado a su venta.

Medio de pago: Instrumento usado para el abono de un importe. Puede se en moneda (por caja), a través de una entidad bancaria (transferencia o recibo), mediante una tarjeta de crédito o débito, un cheque bancario, un pagaré…

Mínimo de venta / Mínimo de compra: Cantidad mínima que debe contener un pedido, por no entregarse por debajo de esta, habitualmente por costes de transporte, manipulación y embalaje superiores al coste de una unidad.

Nota Larga (En GestFuturo): anotaciones complementarias a la descripción del artículo, que pueden mostrarse o no al imprimir el documento de venta.

Número de línea: En los documentos de compra o venta de GestFuturo número que indica el orden por el que se presentarán las líneas en la pantalla o al imprimir el documento.

Oferta: Por un lado, catálogo de bienes y/o servicios que comercializa una empresa o empresario, por otro, descuento o ventaja comercial con limitación en el tiempo y/o número de unidades.

Orden de reparación: En GestFuturo Talleres documento de venta que sustituye al pedido y que sirve para anotar las reparaciones realizadas con los repuestos y mano de obra correspondiente para generar el posterior albarán y factura. También emite el resguardo de depósito correspondiente.

Pack: Conjunto de bienes o servicios vendidos en conjunto cuyo precio es la suma de los precios de los bienes o servicios incluidos (en GestFuturo)

Pago a cuenta: Entrega de un importe antes de la valoración total o la emisión de la factura.

Pago parcial: Pago de una parte del importe total de la factura (o documento que lo justifique)

Pago: Entrega de un importe a cambio de un producto o servicio.

Pedido: Documento que refleja los bienes y/o servicios solicitados por un cliente. La entrega de dichos bienes y servicios se realizará parcial o totalmente acompañada de un Abarán.

Portes: coste del transporte de una mercancía al lugar designado por el cliente

Precio de coste: Importe por el que se adquiere un artículo.

Precio de venta al Público (PVP): Importe por el que se vende un artículo. Puede incluir el IVA (PVP IVA incluido) o no.

Presupuesto: Documento que informa del precio de unos servicios y o mercaderías. El presupuesto suele tener caducidad (es válido durante in periodo determinado) y sólo es vinculante una vez aceptado por el comprador (habitualmente sellado y firmado).

Previsión de cobros: Detalle y suma de los cobros previstos a recibir en un periodo determinado.

Previsión de pagos: Detalle y suma de los pagos a efectuar en un periodo determinado.

Proveedor: Empresa o empresario que suministra los bienes que comercializa la empresa o que son necesarios para el proceso productivo.

Recalcular: En GestFuturo herramienta para calcular de nuevo los importes de la base Imponible y los impuestos, especialmente después de realizar un cambio en el precio o cantidades de algún artículo.

Recargo de equivalencia: Impuesto que deben abonar los negocios o empresa que se gestionan en régimen de atribución de rentas (módulos).

Refrescar datos: En GestFuturo volver a cargar los datos de un documento o ficha en la pantalla por si ha habido modificaciones desde el momento que se abrió.

Registro de la jornada laboral: Registro o fichero obligatorio en el que se anotan las horas de entrada y salida de la empresa del personal que trabaja en la misma. En GestFuturo se gestiona desde el apartado Control de Presencia.

Remesa bancaria: Documento en formato electrónico que contiene los datos de los vencimientos seleccionados y los datos bancarios para su cobro, que se envía de forma telemática a la entidad bancaria para que se encargue de gestionar su cobro.

Reservados (En GestFuturo): Suma de las unidades pendientes de servir de un artículo.

Resguardo de depósito: Documento obligatorio que justifica la estancia de un vehículo en un taller de automoción.

Serie: Prefijo que se añade a la numeración de un documento de compra o de venta (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas) para diferenciar secuencias numéricas, por realizarse dichos documentes en dos sedes diferentes y no conectadas entre sí, por ejemplo.

Stock Mínimo: Cantidad de unidades de un producto que deben mantenerse en existencias.

Stock óptimo: Cantidad de unidades necesaria para cubrir las ventas para no tener una ruptura de stock. Normalmente son las unidades que se venden el en el periodo que tarda en reponerse un producto.

Stock: cantidad de unidades disponibles en uno o varios almacenes de un producto.

Sucursal: Establecimiento de una empresa diferente al de su domicilio fiscal o principal.

Suplidos: Bienes o servicios pagados en nombre de un cliente a un tercero y facturados por este último.

Tarifa: Lista de precios general o bien destinada a un grupo determinado de clientes.

Tesorería: En GestFuturo apartado donde se anotan los cobros y pagos realizados, así como los que están pendientes, de acuerdo a las facturas de venta emitidas y las facturas de compra registradas.

Ticaje: En GestFuturo Talleres acción de anotar los tiempos de inicio y final del trabajo de un mecánico en una orden de reparación, para el cálculo del tiempo total de trabajo efectivo.

Ticket Regalo: Documento con la información de una factura simplificada con excepción de los precios para facilitar y justificar un cambio de producto cuando se adquiere para ofrecérselo a alguien.

Total: Importe agregado de todos los conceptos de la factura, incluidos impuestos y detraídos los descuentos.

Traspaso entre almacenes: Movimiento de bienes de la empresa entre almacenes propios. GestFuturo lo documenta con un albarán propio para justificar y registrar el movimiento y el ajuste de las existencias en el almacén de salida y el de entrada.

Vencimiento: Fecha en la que se debe abonar un pago, ya sea por el total de una factura o parte de este.

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