La gestión de compras es una labor fundamental para cualquier empresa. Una estrategia y control de compras bien diseñados pueden llevar a un crecimiento importante en la rentabilidad y la eficacia del trabajo. En este artículo, exploraremos cómo optimizar las compras para obtener más beneficios.
1. Analizar proveedores y gastos
Para plantear una nueva estrategia de compras, es primordial conocer y comprender los gastos de la empresa y conocer a los proveedores existentes, sus ventajas y debilidades, además, claro está, de sus precios y condiciones de venta. El primer paso siempre es realizar un análisis exhaustivo de los costes, buscando áreas donde se puedan reducir gastos. Además, hay que evaluar la calidad y confiabilidad de los proveedores actuales. ¿Hay oportunidades para negociar mejores condiciones o consolidar proveedores?
2. Tener una estrategia de compras
Una estrategia de compras sólida es esencial. Hay que definir unos objetivos y prioridades. ¿Buscamos reducir costes, incrementar la calidad o mejorar los tiempos de entrega? Hay que tomar las decisiones de compra con estos objetivos establecidos y priorizando según su impacto, ya que no solo los costes son importantes, una calidad adecuada conlleva menos mermas en la producción o unas entregas más rápidas pueden reducir los tiempos de espera en producción y una reducción del stock necesario. Además, hay que tener en cuenta la segmentación de proveedores según la importancia de la influencia de los productos o servicios que ofrecen en la actividad y resultados del negocio para aplicar el mayor esfuerzo en aquellos que puedan ofrecer un impacto mayor en la cuenta de resultados.
3. Usar la tecnología y automatizar procesos
La tecnología es una aliada en la optimización de compras. No pueden optimizarse las compras sin el uso sistemas o software de gestión como GestFuturo para automatizar procesos, rastrear inventario y analizar datos. La automatización reduce errores y agiliza las operaciones. Además, podemos considerar el uso herramientas de análisis de datos para identificar patrones y oportunidades de mejora.
4. Hay que negociar con inteligencia
La negociación es clave en las compras. Hay que preparar bien las negociaciones con los proveedores, conociendo de antemano nuestro volumen y frecuencia de compra e investigando precios de mercado y alternativas. No se trata sólo de negociar precios; también hay que tener en cuenta otros aspectos como plazos de pago, descuentos por volumen y garantías. Una negociación inteligente puede generar ahorros significativos.
5. Controlar las existencias
Un inventario bien gestionado evita costos innecesarios. Es importante usar técnicas como el método ABC, por ejemplo, para clasificar los productos según su importancia y frecuencia de uso. También el mantener un equilibrio entre el inventario disponible y los costos de almacenamiento. La gestión eficiente de inventarios reduce la necesidad de compras urgentes y minimiza el riesgo de obsolescencia o pérdidas.
6. Colaboración interna y externa
La colaboración es fundamental. Hay que trabajar estrechamente con otros departamentos, como producción y finanzas para alinear las decisiones de compra con las necesidades de la empresa. Por otra parte, el establecer relaciones sólidas con los proveedores y mantener con estos una comunicación abierta y colaborativa puede generar oportunidades de mejora y beneficios compartidos. Por último, el adherirse a centrales o grupos de compra puede ofrecernos las ventajas de un comprador de volumen aunque nuestra empresa no lo sea
7. Evaluar continuamente
La optimización de compras no es un proceso único. Es fundamental realizar evaluaciones periódicas para medir el rendimiento y ajustar la estrategia según sea necesario. ¿Se están logrando los beneficios esperados? ¿Hay áreas de oportunidad no exploradas? La evaluación continua permite adaptarse a cambios en el mercado y mantener una ventaja competitiva.
En resumen, la gestión de compras no se trata meramente de adquirir productos o servicios; es una disciplina estratégica que impulsa la rentabilidad y la eficiencia de la empresa. Al aplicar estas estrategias, se estará en el camino adecuado para maximizar los beneficios a través de compras inteligentes y optimizadas o en el de ser más competitivo ofreciendo mejores precios manteniendo los beneficios esperados.