¿Cómo gestionar las existencias y el inventario en un software de gestión?

GestFuturo software de gestión  nos da información acerca de las existencias del material en los diferentes almacenes de nuestra empresa o negocio, siempre que introduzcamos las cantidades compradas y vendidas a través de sus correspondientes albaranes y facturas simplificadas si las usáramos.

Pero el número de unidades almacenadas de un material o pieza puede variar, ya sea por rotura, por olvidar anotarlo en un documento de venta o de compra o porque alguien se lo haya apropiado de manera indebida.

En todo caso, el controlar estas pérdidas es el primer paso para evitarlas.

Vigilar las pérdidas de existencias con el programa de facturación

Por ello, GestFuturo Software de gestión documenta cualquier movimiento de material. Está claro que deberemos anotarlos en la base de datos y para ello lo habitual será utilizar albaranes de compra (entradas), de venta y tickets (salidas).

Pero esos no son los únicos documentos que cambian las existencias. Si en nuestro negocio hay varias localizaciones de almacenamiento los materiales pueden ser desplazados de una a otra (traspaso entre almacenes) o pueden perderse por rotura u otras causas (faltas en almacén).

Módulo de traspaso entre almacenes en GestFuturo Software de gestión
Traspaso entre almacenes

Conocer las variaciones de cantidad atípicas servirá para tomar las medidas correctoras necesarias, y por ello un ahorro que en ocasiones puede ser elevado y en consecuencia un aumento de la rentabilidad del negocio.

Por otro lado, la realización regular de  inventarios nos será de utilidad para verificar que las existencias reales concuerdan con las registradas en el programa. El inventario también tiene su utilidad a nivel de contabilidad para añadir a las cuentas de la empresa el valor de las existencias, información que también obtendremos con un simple informe disponible en el software de gestión.

GestFuturo ofrece para ello un módulo para realizar inventarios, ya sea con pistolas lectoras de códigos de barras con memoria (evidentemente deberemos introducir previamente los códigos de barras en el sistema) o mediante listados,  con la posibilidad de indicar en el momento del ajuste la fecha y hora a la que se realizó dicho inventario, por si hay entradas o salidas posteriores de mercadería se tengan en cuenta al cuadrar las cantidades.

Cuando se ejecute el ajuste de inventario, GestFuturo sumará o restará las cantidades suficientes para poner las existencias al día, como siempre documentándolas (en un albarán denominado albarán de inventario),en aquellos artículos que hayan sufrido variaciones. Evidentemente, los restantes artículos se quedarán como estaban y no generarán anotaciones inútiles.

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