¿Cómo se gestionan de forma eficaz las compras en un programa de gestión empresarial?

Un programa de gestión empresarial es básicamente una aplicación informática que ordena de forma efectiva los datos de ventas y compras de una empresa o autónomo y los procesa para o bien presentar información útil al usuario o bien para llevar a cabo obligaciones contables o fiscales (entre muchas otras cosas)

Y aunque sea el software de gestión quien lleve a cabo esa organización y  ordenación, es el usuario quien debe introducir los datos pertinentes, ajustados a la realidad y en un tiempo concreto (el adecuado para presentar las correspondientes declaraciones fiscales)

Tal y como estipula la Agencia Tributaria, se anotarán, una por una, consignándose su número de recepción, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior y así conste en el citado documento, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición, la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria, así como la cuota deducible.

También podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha y de un único proveedor, en el que se harán constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, la suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo y la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, IVA excluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, IVA excluido

Lo anterior configuraría el Libro Registro de Facturas Recibidas.

En el caso de facturas de servicios como el suministro de agua, la energía eléctrica y similares, no hay un documento previo a la facturación, pero en el caso de los proveedores de mercancías o materia prima, suelen acompañarse estas de albaranes, que documentan la salida del material y que una vez firmado por el destinatario confirman su recepción.

El contenido de las facturas de esos proveedores será entonces una agregación de albaranes, y para tener un control efectivo de las compras es conveniente cotejar que el importe de lo facturado corresponde con el total de los albaranes recibidos, deduciendo las devoluciones, en el caso que las hubiera.

En algunos programas como GestFuturo, se incluye un módulo de compras dónde introducir toda esta información. Además en este caso en concreto, se ofrece una herramienta para la casación entra facturas y albaranes de compra de forma sencilla y efectiva.

Por último, todas esas facturas tendrán además una fecha de vencimiento para su abono.  El anotar dichos vencimientos y el pago si se ha realizado es indispensable para finalizar su gestión. La tesorería será el apartado donde se llevara a cabo, y es importante que esté integrado con la facturación (tanto compras como ventas), simepre que se encuentre en el programa de gestión empresarial.

No obstante, recalcamos que como en todo trabajo de administración de una empresa o negocio es indispensable un trabajo ordenado y ser minucioso para no olvidar introducir ningún documento.

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