En estos días con el terremoto sufrido en Marruecos, las inundaciones de Argelia o Grecia o el aniversario de los atentados del 11 de septiembre, más de uno se habrá planteado en como rehacerse de semejantes catástrofes.
En ambos casos, es evidente que la pérdida de vidas humanas es el principal y más importante de los daños.
Los edificios, la maquinaria, y otros bienes tangibles son reemplazables de una manera más o menos sencilla (dicen los catalanes que pagando San Pedro canta), pero las habilidades de un directivo o trabajador que ya conoce nuestro negocio, nuestro producto o nuestra clientela no son directamente reemplazables, si no que son adquiridas y tienen que serlo evidentemente por el personal que los sustituya.
Hay otro intangible que puede perderse en caso de siniestro: los datos de gestión de la empresa.
La pérdida de datos de clientes, de proveedores, de facturas, albaranes o pedidos, detalles de cobros o pagos efectuados o pendientes (contenidos normalmente en el software de gestión) también es crítica, y debemos pensar que pueden verse afectados no ya por un incidente a gran escala, como son los que hemos mencionado al inicio, si no que una inundación de la oficina, o un pequeño incendio, por ejemplo, que no afecte a la totalidad del negocio pero que cause una perdida o corrupción de los datos de gestión puede tener una repercusión elevada en el funcionamiento de nuestra organización, independiente de su tamaño.
Evidentemente, las grandes empresas tienen departamentos de informática o tecnologías de la información y personal y recursos para minimizar la posibilidad de pérdida de esos datos, pero ¿Qué puede hacer una pequeña o mediana empresa o un autónomo para prevenir ese riesgo?
¿Cómo prevenir la perdida de datos de nuestro software de gestión?
El conservar una copia en un emplazamiento distinto es la solución básica y asequible para cualquiera. Evidentemente, el trabajar con un programa de gestión en la nube deslocaliza nuestros datos, pero estamos sometidos a la disponibilidad de una conexión estable y rápida a internet, y dependemos de un tercero para tener esos datos.
Si trabajamos con nuestro software de facturación en local (es decir, está instalado en uno de nuestros ordenadores) posiblemente nos permita realizar copias de seguridad.
Si guardamos esas copias en un lugar ajeno a la empresa, siempre tendremos al menos casi todos los datos (perderemos obviamente los introducidos después de la última copia en caso de incidente) y podremos reinstalar el software de nuevo y restaurar la copia para seguir teniendo el control de nuevo.
Para ello podemos realizar una “extracción física”, es decir, copiamos a un dispositivo (memoria USB, disco duro externo) esa copia de seguridad. Ello conlleva un trabajo y una rutina por parte del responsable.
Pero existe otra forma más cómoda, ya que puede automatizarse el traspaso de las copias a servidores de alojamiento externo a través de internet.
Prácticamente todo el mundo tiene una cuenta de Gmail o de Hotmail. Su registro da derecho al uso de espacios de almacenamiento en la nube para guardar prácticamente cualquier tipo de fichero: son Google Drive por parte de Google y One Drive por parte de Microsoft (propietarios de Hotmail y similares: Outlook, Live, Msn).
Cada uno de ellos ofrece un espacio de 15 y 5 GB respectivamente, que sirven para almacenar datos adjuntos de nuestros correos, fotografías y ficheros de nuestro teléfono y/o ordenador. Esos datos se sincronizan mediante el uso de sus programas correspondientes.
Otras opciones gratuitas pueden ser Mega o Dropbox, que ofrecen 20 o 2 GB cada una y que no se ven afectadas por el almacenamiento de los datos de correo y/o imágenes (a no ser que las configuremos para ello).
Por supuesto, los servicios detallados anteriormente son, a fecha de hoy, gratuitos, y su capacidad o prestaciones pueden aumentarse mediante el pago de una cuota.
Si configuramos cualquiera de ellos para que guarde una copia de la carpeta en la que se almacenan las copias de seguridad de nuestro programa de facturación y gestión, en el momento que el software detecte un cambio en los ficheros de dicha carpeta replicará el cambio en el almacenamiento que hay en la nube, por lo que en caso de pérdida de la información del PC dispondremos de ella en dicho espacio, para poder realizar la reinstalación del software y la restauración de la copia como hemos mencionado más arriba.
En el caso de los programas de gestión GestFuturo, no sólo se respalda la base de datos si no que también se comprimen y copian los formatos de impresión o modelos de documento (facturas, albaranes, pedidos, presupuestos) y listados que se han personalizado para el usuario.