La ventana de inventarios nos permite modificar las existencias de nuestros almacenes según un inventario que hayamos realizado previamente.
Figura 1. Aspecto de la ventana principal de inventarios.
En parte superior de la ventana nos encontramos, de izquierda a derecha, el botón de impresión (imprime al inventario que se muestra en pantalla), el botón de impresión de listados, el botón Salir, y el botón de menú. Justo debajo está ubicada la barra de navegación, con la cual se crean los inventarios, se borran o con la que nos desplazamos por los diferentes inventarios; justo debajo nos encontramos las pestañas Ficha y Lista: en la pestaña ficha vemos los datos del inventario seleccionado y en la pestaña lista encontramos el listado de los inventarios realizados.
Todo el trabajo sobre inventarios se realiza prácticamente sobre la pestaña Lista, que pasamos a describir a continuación.
En la zona superior encontramos la cabecera del inventario con datos tales como el número de inventario (código), nombre o descripción del inventario, almacén sobre el que se realiza el inventario, la fecha en el que se creó el inventario, fecha de ejecución del ajuste del stock en los artículos y el número del albarán de compra correspondiente; en la parte central vemos los datos del inventario seleccionado, similar al desglose en las ventanas de compra o venta. En el desglose del inventario se indica, el código del artículo y su descripción, el stock del artículo en el momento de añadirlo al inventario, la cantidad que hemos contado en nuestro inventario, el precio de coste, la ubicación y precio de venta. Pasemos a enumerar las utilidades disponibles en esta ventana:
Figura 2. Menú de inventarios.
Para realizar un inventario pulsamos el botón insertar ubicado en la barra de navegación. Se mostrará la pantalla donde indicamos la fecha del Inventario, el nombre que le vamos a asignar y el almacén en el que estamos trabajando:
Figura 3. Menú de inventarios. Nuevo inventario
En esta ventana tenemos la opción de crear un nuevo inventario de un único almacén, pudiendo crear un inventario vacío, un inventario completo o un inventario de los artículos de una familia, de una familia y subfamilia o de un rango de ubicaciones, las cuatro opciones disponibles son:
o Vacío: El inventario se generará sin artículos, de este modo, solo se hará inventario de los artículos contados, el stock del resto permanecerá igual.Pulsamos el botón “Nuevo Inventario” y con ello pasaremos a la pantalla de introducción de los artículos contados (esta ventana también se muestra al pulsar el botón de la barra de navegación del desglose del inventario):
Figura 4. Inventario Manual. Introducción de artículos en el inventario
Pasaremos a introducir los códigos en el campo del Código de Artículo y la cantidad contada en Cuantos y pulsaremos Añadir. Hay que destacar en este punto que el inventario consolida cantidades; es decir si encontramos el mismo artículo en dos ocasiones y lo pasamos dos veces con dos cantidades contadas, al pasarlo al stock sumará ambas cantidades.
El Código de Artículo puede ser tanto el código habitual, el código 2, o uno de los códigos de barra correspondiente a ese artículo. Al introducirlo, en los casos que difiera del código de artículo, automáticamente se cambiará por este.
El check “Indicado en bultos” es para indicar que el contados no son unidades, sino bultos, de modo que, si un artículo tiene indicado en el campo Unid. Por bulto 25 y en el campo contados ponemos 2, realmente estamos indicando que son 50 unidades, y no 2.
El check “Añadir los reservados a los contados” es para que indiquemos en el campo “Contados” los artículos que tenemos en el almacén sin tener en cuenta los reservados (artículos que están en pedidos de venta o en orden de reparación y aun no se ha albaranado), de modo que, si por ejemplo en el campo reservados tenemos 5 unidades y hemos contado 10, si marcamos esa opción, se pasarán 15, en lugar de 10. Esto es especialmente útil para empresas que usan fabricación y para los talleres, que los recambios se van poniendo en los vehículos.
Esta ventana puede variar
o Si se están contando perfiles (para el programa de toldos), mostrando un texto indicando que en el campo contados debe indicarse en barras, es decir, si tenemos 3 barras de 7 metros, en el campo contados habrá que indicar 3 y no 21, que serían los metros.Una vez introducidos todos los artículos procederemos a pasar los datos a las fichas de artículo, operación que denominamos Realizar ajuste de stock, opción que seleccionaremos del menú (obviamente habremos seleccionado el inventario previamente). Nos aparecerá una ventana de confirmación como la siguiente:
Figura 5. Inventario manual: ventana de confirmación.
Una vez actualizado el stock según los datos introducidos en el inventario, recibiremos un aviso de que se ha finalizado el proceso:
Figura 6. Inventario manual: ventana de información de finalización del proceso.
Una vez finalizado el ajuste, el inventario se cierra y se genera un albarán de compra con proveedor 0 y nombre del proveedor Regularización de Stock por Inventario con los precios a 0.
Para revertir el proceso de Ajuste de stock, GestFuturo dispone de la opción Anular ajuste de stock en el menú de la ventana, el cual borra el albarán de compra generado y deja abierto el inventario para poder seguir añadiendo artículos o rectificar las cantidades contadas.