Cambios de año

Al pasar de un año a otro, se nos plantean varias posibilidades en cuanto a la numeración, orden y almacenamiento de nuestros documentos.

1.- Anualizar la numeración: pasar la numeración de los documentos del tipo 2011xxxx al 20120001 y mantener el histórico de documentos. (Será lo habitual si no hay problemas de potencia del equipo).
2.- Continuar con la misma numeración y mantener el histórico de documentos.
3.- Crear una nueva empresa dónde figuren sólo los documentos que estén pendientes dentro del proceso dejando: (esta operación debe realizarla un técnico de Futuro infromática)
      a.- presupuestos pendientes de aceptación.
      b.- pedidos no servidos.
      c.- albaranes no facturados.
      d.- facturas no abonadas.
      e- pagos pendientes.
      f- en la versión de talleres, todas las ordenes de reparación, que conforman el historial del vehículo.
      g.- por supuesto, todos los datos de artículos, clientes y proveedores.
      h.- un nuevo ciclo contable.
      i.- la agenda.

Si no existen problemas de potencia en la red o el hardware, recomendamos las dos primeras opciones, ya que ofrecen un acceso directo a la información requerida, sea del año que sea y no tendrá que cambiar de empresa para consultar datos de ejercicios pasados.


En el primer caso, anualizando la numeración, Ud. debe configurar GestFuturo para que la numeración de los documentos sea el año seguido de x dígitos, para ello pulse en la pestaña "Varios" -> botón "Configuración" -> pestaña "Personalizar" -> pestaña "Numeración de documentos".

Seleccione el formato de la numeración de acuerdo al volumen de documentos que realice, (recomendado año + 5 dígitos) y el número de dígitos para el año ( si selecciona 2 se usará 21, si selecciona 4 se usará 2021). Marque todas las opciones de la parte inferior para que se aplique a todos los documentos.

En el segundo caso, continuando con la numeración, no es necesario realizar ninguna acción. Si acaso recordarle que si su versión tiene más de tres meses, es posible que haya mejoras que puedan ser de su interés en la actual. Contacte con nosotros para actualizarla y si fuera necesario poner al día la documentación de ayuda.

La última opción, la creación de una nueva empresa es la menos recomendable porque no dispondrá del histórico de sus ventas, y tendrá que cambiar de empresa para localizar documentos de años anteriores. Para crear la nueva empresa deberá ponerse en contacto con Soporte Técnico para reservar cita y que nuestros técnicos realicen toda la operación. El volcado de datos debe realizarse con precaución para evitar borrados accidentales y es preferible dejarlo en manos de personal habituado a estos procedimientos.

Independientemente de la opción escogida, el primer día del año deberá de configurar en GestFuturo el ejercicio contable actual, para ello entre en
Varios -> Configuración -> Pestaña Impuestos y contabilidad: cambie el ejercicio contable por el nuevo año.

Esta configuración sirve para indicar a GestFuturo en qué ejercicio contable se está trabajando, de modo que, si queremos trabajar con la contabilidad, este valor deberá coincidir con el año de las fechas de los asientos a generar (por ejemplo, si queremos asentar una factura de 2024, en este campo debe indicar 2024, si quiere asentar una factura de 2021, debe indicar en este campo 2021).