La gestión de cualquier negocio debe tener en cuenta mecanismos para solventar los imprevistos que podamos encontrar en la vida de este.
Entre las múltiples variables que nos pueden afectar hay algunas que debemos considerar al trabajar con el software de gestión que utilicemos.
Es evidente que en caso de desastre, si obviamos la parte humana que debe estar por encima de todo, hay elementos que pueden ser sustituidos sin más menoscabo que el tiempo que se precise en reconstruirlos o adquirirlos y reinstalarlos, como la maquinaria y herramientas. Una póliza de seguro con las coberturas adecuadas es fundamental en estos casos.
Pero además la pérdida de los elementos informáticos es una circunstancia que debe estar prevista de una forma particular. Evidentemente, por la parte de los equipos no debería haber mayor problema a la hora de su sustitución, pero el software de gestión contiene datos esenciales para la continuidad del negocio.
La base de datos de clientes, nuestros proveedores, los pagos y cobros pendientes son básicos para la continuidad o resiliencia de la empresa. Por ello, la prevención ante una pérdida de los elementos que contienen esos datos es imprescindible.
La copia de seguridad es uno de los procesos esenciales en la informática. Preserva (o debe preservar) el trabajo realizado en caso de incidente con los ficheros de datos. Aparte de un desastre en el taller, estamos expuestos no sólo a posibles corrupciones de la base de datos o ataques externos con virus, sino que debemos tener en cuenta que un disco duro (aunque cada vez son más comunes los discos de estado sólido o SSD, y también pueden averiarse) es un aparato electromecánico que funciona durante muchas horas al día girando a 5400 o 7200 RPM (e incluso más en determinados modelos) y no es raro encontrar equipos con una vida cercana a los diez años cuyos discos ya han superado con creces el ciclo de vida que se espera puedan soportar sin fallos y este se puede producir en cualquier momento.
A la hora de gestionar esas copias debemos considerar también el destino dónde las almacenamos. Como ya hemos visto, si uno de los factores de riesgo es la pérdida del disco duro, el almacenar la copia en el mismo disco (que no obstante es adecuado hacerlo para prevenir fallos en la base de datos original y dejar un acceso rápido a los técnicos) no debe ser la única opción y será conveniente el almacenar también esos ficheros en otras dispositivos (disco duro externo, memoria USB); y dado que muchas veces esos dispositivos acaban asimismo guardados en la empresa y pueden perderse, una vía cómoda y que refuerza aún más nuestra seguridad es el almacenamiento en servidores externos conectados a través de Internet, cosa que conocerán los lectores como “la nube”.
En este caso enviaremos el fichero con la copia del software de gestión a los ordenadores de una empresa que los tendrá a nuestra disposición simplemente teniendo una conexión a Internet.
¿Y cómo puedo acceder a los servicios de estas empresas? Muchos de nosotros ya tenemos cuentas de correo de Microsoft (Hotmail, Outlook, MSN, Live) o Google, pues bien: ambas compañías nos ofrecen un servicio de almacenamiento en la nube simplemente por tener una cuenta con ellas. En el primer caso ese servicio se llama Sky Drive, y en el segundo Google Drive.
En Futuro Informática sacamos provecho de ello y las usamos en muchas ocasiones para que nuestros clientes puedan tener sus ficheros de respaldo en los tres destinos: el propio disco duro, un dispositivo externo y la nube, buscando siempre asegurar la continuidad del trabajo de una manera fiable y rápida.