En los programas de gestión de Futuro Informática podemos generar, en el módulo de ventas, diferentes tipos de documentos: Presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y facturas simplificadas (tickets).
Cada una de ella tiene una función dentro del proceso de la venta, afectando a las existencias y a la gestión económica y fiscal de nuestra empresa.
Ennumerando los diferentes documentos de venta en los programas de gestión
Comenzaremos por el presupuesto: Este documento informa al cliente del precio de unos productos y/o servicios que le ofrecemos, así como del plazo de validez de dicha oferta. En nuestro caso también aprovechamos para emitir desde ese documento la factura proforma. La factura proforma suele utilizarse para gestionar el pago previo a la entrega de las mercancías o de la prestación del servicio y a efectos legales es como un contrato privado entra ambas partes, no teniendo efectos fiscales ni contables.
El siguiente documento dentro del flujo de la venta dentro del software de gestión sería el pedido. El pedido refleja la solicitud de los bienes o servicios por parte del cliente. Puede generarse directamente, a partir de uno o varios presupuestos, ya sean completos o parcialmente o una combinación de ambas posibilidades. Un pedido firmado y sellado ya es una solicitud de compra formal, con las repercusiones legales son también las de un contrato privado.
Una vez disponibles las mercancías o para justificar la realización del servicio emitiremos un albarán de venta. Dicho documento acompaña a las mercancías y justifica su entrega, habitualmente mediante la firma del mismo por parte de la persona que las recibe. Este proceso de la firma no es obligatorio y se sustituye en muchas ocasiones por recibo generado por el transportista.
Los albaranes, por supuesto, también pueden ser parciales y provenir de uno o varios pedidos. Dentro de nuestros programas de gestión el albarán también deduce de las existencias la cantidad correspondiente (siempre que el artículo esté marcado como almacenable, que es la opción por defecto)
Dentro de lo que hemos llamado flujo de venta, el último documento (aparte de la factura simplificada, que veremos más adelante) será la factura. Dicha factura también puede provenir de varios albaranes y como documento ya tiene las repercusiones legales y fiscales que se le atribuyen, y debe cumplir una serie de requisitos con respecto a la numeración y la datación (fecha del documento) e información del vendedor y el comprador.
Normalmente es el documento usado para gestionar el cobro, aunque siempre podremos recibir importes antes de la facturación, que en GestFuturo quedarán reflejados en cada documento y serán anotados en la tesorería, y se informará y descontarán del importe final a pagar.
La factura simplificada o ticket
La ley permite emitir en determinados casos emitir este documento, cuyo importe no debe superar determinados valores (400 euros, IVA incluido en general o 3000 euros IVA incluido para determinados negocios) en los cuales no será necesario indicar los datos del cliente a no ser que este sea empresa o empresario y quiera deducírsela. La factura simplificada o ticket, en GestFuturo, es una mezcla entre el albarán y la factura, ya que aparte de las repercusiones fiscales y contables, también reduce las existencias de los artículos vendidos.